Publicerad av
TalentRiver
på
De flesta applicant tracking-system innehåller flera års kandidatdata. Det mesta av den datan är fel.
Inte fel på ett uppenbart sätt. Namnen stämmer. Uppgifterna finns. Men jobbtitlarna är från för två år sedan. E-postadresserna studsar. Telefonnummerna är gamla. Och de viktigaste kandidaterna har helt andra karriärvägar nu.
Det här är problemet med föråldrad data. Det är en av de främsta anledningarna till att rekryteringsteam letar externt när de borde arbeta med sin befintliga kandidatpipeline.
Hur ATS-data försämras
Kandidatdata har en kort användbar livslängd. Forskning över rekryteringsplattformar visar konsekvent att omkring 30 procent av kontaktuppgifter blir inaktuella varje år. Människor byter jobb, byter e-postadresser och byter telefonnummer i hög takt.
I ett system med 10 000 kandidatposter som byggts upp under fem år är en betydande del av kontaktuppgifterna inte längre nåbara och jobbinformationen är föråldrad.
Problemet förvärras eftersom de flesta ATS-system är passiva. De lagrar det du matar in och väntar. De kontrollerar inte om uppgifterna fortfarande är korrekta eller uppdateras automatiskt när någon byter jobb. Uppgifterna ligger kvar och åldras.
Varför det spelar roll vid rekrytering
Du utgår från fel startpunkt. När en ny roll öppnas går de flesta rekryteringsteam först till externa källor och sedan till sitt ATS. ATS kommer på andra plats eftersom folk har lärt sig att inte lita på det. Det innebär att man ignorerar en databas som ni har betalat för att bygga upp under flera år.
Pipeline-rapporter blir otillförlitliga. När data är inaktuell blir beräkningar av time-to-fill och attribution av sourcing felaktiga. Ni kan inte fatta bra beslut om var ni ska investera om er data inte speglar verkligheten.
Du skapar duplicerade poster. Om en kandidat finns i ert ATS under en gammal e-postadress och ni sourcar dem från en extern databas, skapar ni en andra post. Med tiden får ni en fragmenterad bild av er egen kandidatpool.
Du missar möjligheter till varm kontakt. En kandidat som sökte för två år sedan och fick nej på grund av tajming, inte kvalitet, är en varm lead när en liknande roll öppnas. Inaktuell data innebär att ni inte kan hitta eller nå dem.
Vanliga orsaker utöver bara ålder
Inkonsekvent datainmatning. När olika rekryterare registrerar kandidatdata i olika format varierar kvaliteten. Vissa poster är detaljerade. Andra har ett namn och inget annat.
Ingen process för dubblettkontroll. Med tiden förekommer samma person flera gånger under något olika namn eller e-postadresser.
Avvisade kandidater glöms bort. De flesta team fokuserar ATS-arbetet på aktiva kandidater. Avvisade sökande får en statusuppdatering och berörs aldrig igen. Men de är fortfarande en kandidatpool.
Brister i integrationen. Om dina sourcingverktyg och ditt ATS inte synkroniseras korrekt, registreras inte aktivitet som sker utanför ATS. ATS missar konversationer, kontakthistorik och kandidatsvar.
Så håller du ditt ATS användbart
Enrich existing records automatically. Tools that connect to your ATS and update records with current contact details, job titles, and profile data make your existing database usable.
Search your ATS before sourcing externally. When a role opens, search the ATS first. You'll often find people who are perfect for the role and already in your system.
Add notes at rejection. 'Salary expectations above band' and 'excellent candidate, timing issue' are very different from 'not a fit.' Good rejection notes make re-engagement much faster.
Run periodic data hygiene. Quarterly passes through high-value records to verify and update information are worth the time.
Use a tool that syncs bidirectionally. A true two-way sync means your ATS stays updated as sourcing activity happens.
Det sammansatta värdet av ren data
The recruiting teams with the best sourcing results over time are usually the ones with the best data hygiene. Their ATS is actually useful. When a role opens, their first search returns real candidates they can reach. They spend less time sourcing externally and more time talking to people who are already warm to them.
This doesn't happen by accident. It's the result of consistent enrichment, good note-taking, and tools that keep data fresh automatically.
TalentRiver integrates with your ATS and enriches existing candidate records with current contact information and job data. Your old database becomes a sourcing asset rather than a source of noise. See how it works.
