Publicerad av
TalentRiver
på
De flesta applicant tracking-system innehåller flera års kandidatdata. Det mesta av den datan är fel.
Inte fel på ett uppenbart sätt. Namnen stämmer. Uppgifterna finns. Men jobbtitlarna är från för två år sedan. E-postadresserna studsar. Telefonnummerna är gamla. Och de viktigaste kandidaterna har helt andra karriärvägar nu.
Det här är problemet med föråldrad data. Det är en av de främsta anledningarna till att rekryteringsteam letar externt när de borde arbeta med sin befintliga kandidatpipeline.
Hur ATS-data försämras
Kandidatdata har en kort användbar livslängd. Forskning över rekryteringsplattformar visar konsekvent att omkring 30 procent av kontaktuppgifter blir inaktuella varje år. Människor byter jobb, byter e-postadresser och byter telefonnummer i hög takt.
I ett system med 10 000 kandidatposter som byggts upp under fem år är en betydande del av kontaktuppgifterna inte längre nåbara och jobbinformationen är föråldrad.
Problemet förvärras eftersom de flesta ATS-system är passiva. De lagrar det du matar in och väntar. De kontrollerar inte om uppgifterna fortfarande är korrekta eller uppdateras automatiskt när någon byter jobb. Uppgifterna ligger kvar och åldras.
Varför det spelar roll vid rekrytering
Du utgår från fel startpunkt. När en ny roll öppnas går de flesta rekryteringsteam först till externa källor och sedan till sitt ATS. ATS kommer på andra plats eftersom folk har lärt sig att inte lita på det. Det innebär att man ignorerar en databas som ni har betalat för att bygga upp under flera år.
Pipeline-rapporter blir otillförlitliga. När data är inaktuell blir beräkningar av time-to-fill och attribution av sourcing felaktiga. Ni kan inte fatta bra beslut om var ni ska investera om er data inte speglar verkligheten.
Du skapar duplicerade poster. Om en kandidat finns i ert ATS under en gammal e-postadress och ni sourcar dem från en extern databas, skapar ni en andra post. Med tiden får ni en fragmenterad bild av er egen kandidatpool.
Du missar möjligheter till varm kontakt. En kandidat som sökte för två år sedan och fick nej på grund av tajming, inte kvalitet, är en varm lead när en liknande roll öppnas. Inaktuell data innebär att ni inte kan hitta eller nå dem.
Vanliga orsaker utöver bara ålder
Inkonsekvent datainmatning. När olika rekryterare registrerar kandidatdata i olika format varierar kvaliteten. Vissa poster är detaljerade. Andra har ett namn och inget annat.
Ingen process för dubblettkontroll. Med tiden förekommer samma person flera gånger under något olika namn eller e-postadresser.
Avvisade kandidater glöms bort. De flesta team fokuserar ATS-arbetet på aktiva kandidater. Avvisade sökande får en statusuppdatering och berörs aldrig igen. Men de är fortfarande en kandidatpool.
Brister i integrationen. Om dina sourcingverktyg och ditt ATS inte synkroniseras korrekt, registreras inte aktivitet som sker utanför ATS. ATS missar konversationer, kontakthistorik och kandidatsvar.
Så håller du ditt ATS användbart
Berika befintliga poster automatiskt. Verktyg som ansluter till ditt ATS och uppdaterar poster med aktuella kontaktuppgifter, jobbtitlar och profildata gör din befintliga databas användbar.
Sök i ditt ATS innan du söker externt. När en roll öppnas, sök i ATS först. Du hittar ofta personer som är perfekta för rollen och som redan finns i ditt system.
Lägg till anteckningar vid avslag. "Löneanspråk över budget" och "utmärkt kandidat, fel tajming" är väldigt annorlunda än "matchar inte profilen". Bra anteckningar vid avslag gör återkontakten mycket snabbare.
Utför regelbunden datahygien. Kvartalsvisa genomgångar av värdefulla poster för att verifiera och uppdatera information är väl värda tiden.
Använd ett verktyg med tvåvägssynkning. En äkta tvåvägssynkronisering innebär att ditt ATS hålls uppdaterat i takt med att sourcing-aktiviteter sker.
Det sammansatta värdet av ren data
Rekryteringsteamen med bäst sourcingresultat över tid är oftast de med bäst datahygien. Deras ATS är faktiskt användbart. När en roll öppnas, ger deras första sökning riktiga kandidater som de kan nå. De lägger mindre tid på extern sourcing och mer tid på att prata med personer som redan är varma.
Detta händer inte av en slump. Det är resultatet av konsekvent berikning, bra anteckningar och verktyg som håller datan uppdaterad automatiskt.
TalentRiver integreras med ert ATS och berikar befintliga kandidatprofiler med aktuell kontaktinformation och jobbdata. Er gamla databas blir en sourcingtillgång i stället för en källa till brus. Se hur det fungerar.
