Företaget
Needo är en svensk rekryterings- och bemanningspartner byggd kring headhunting och proaktiv talent acquisition. De rekryterar inom Commercial, Marketing, Tech, IT och Engineering, och driver fyra affärsområden: Needo Talent, Needo Executive, Needo Interim och Needo On-site. 29 personer arbetar från kontoren i Stockholm och Göteborg.
Needo väntar inte på ansökningar. Nästan varje uppdrag headhuntas, så en shortlist är bara så bra som antalet rätt personer teamet hinner nå och faktiskt prata med. I Göteborg leder Peter Karnstedt teamet som Team Manager och Sr Recruitment Consultant. Sandra Roséus, Senior Search Associate, och Felicia Alves, Search Associate, sköter sökandet. Det är ingen sidouppgift för dem. Det är jobbet.
Utmaningen
Sourcing var där timmarna tog vägen. Teamet sökte i LinkedIn och skrev sedan till kandidaterna en och en. På en roll med någon volym fyllde det större delen av en förmiddag innan ett enda samtal hade blivit av. Och utan en gemensam vy fick rekryterarna kontrollera kandidat för kandidat om någon redan låg i en process någon annanstans i bolaget.
“Innan sökte man i LinkedIn och skickade sedan ut manuellt till varje person. Så det tog nästan en halv dag, beroende på hur många man skulle kontakta.”
Sandra Roséus, Senior Search Associate
“Vi headhuntar på varje uppdrag och kan aldrig förlita oss på ansökningar. Vi har sällan råd att missa en enda kandidat.”
Nils Randerz, Team Manager och Executive Search Consultant
För en byrå som headhuntar är det den dyra delen. Varje timme som går åt till att adressera meddelanden är en timme som inte går åt till att prata med en kandidat.
Lösningen
Needo ville ha sökningen och outreachen på ett ställe, och de ville få bort silosarbetet mellan rekryterarna. Två saker avgjorde: outreach som går ut automatiskt, och outreach som kan gå ut i en kollegas namn, så att rekryterarna stöttar varandras roller i stället för att var och en jobbar för sig.
“Jag skulle säga effektivitet. Både i sökandet men framför allt när det kommer till själva outreachen. Dels att man inte behöver göra det manuellt, men också att man kan skicka ut från sina kollegor som man jobbar med.”
Outreachen är fortfarande rekryterarens egen. De skriver meddelandet och bestämmer vem som får det. Det som försvunnit är delen där samma meddelande adresseras och skickas fyrtio gånger för hand. Med Ponty-integrationen på plats ser rekryterarna dessutom direkt om en kandidat redan ligger i en process, eller redan har haft en telefonavstämning, utan att öppna poster en och en.
Den största förändringen är var timmarna tar vägen. Arbetet som förut fyllde en halv förmiddag går nu i bakgrunden, och tiden kommer tillbaka som kandidatsamtal.
“Om vi låg på runt 20 till 25 samtal förut ligger vi ofta på 30 till 35 nu. Det ger större värde för oss i urvalet, och för kunden i slutänden.”
Peter Karnstedt
Att ändra hur ett team sourcar är svårare än att byta verktyg. Needo hade använt LinkedIn Recruiter i flera år, och det nya arbetssättet landade inte hos alla i samma takt. Två saker bar det. Sandra och Felicia söker på heltid, så de lärde sig verktyget först och blev den man frågar när man kör fast. Och TalentRiver höll sig nära, med en gemensam chattkanal och snabba svar genom onboarding och flytten till Ponty.
“Det handlar om att få ambassadörer. Jag tror att det har varit nyckeln här. De här två har varit interna superusers.”
Ett år in vill ingen ha tillbaka den gamla rutinen. Sökandet och skrivandet tar mindre av dagen, och teamet har mer av det som faktiskt avgör en tillsättning: tid med kandidater.
“I början hade man en vana vid LinkedIn, man hade sina rutiner i det. Men man saknar det inte längre.”
